Darboğaz talep değil, atölyenin zamanı
Çoğu serviste sorun iş bulmak değil, liftlerin gün içinde dengesiz dolmasıdır: telefonla alınan randevularda kapasite görünmez, bir saat boş geçer, sonraki saat taşar. Talep hâlâ telefonla gelse bile sisteme yazıldığı anda kapasite görünür hâle gelir; online randevu bunun üstüne eklenen bir kolaylıktır, ön şartı değil.
Tek halkadan başlamak
Geçiş tek seferde yapılmaz. Önce yalnızca iş emri dijitale alınır ve teknisyenden istenen tek şey fotoğraf ile yapılan işin seçilmesidir; kalan alanlar ofiste tamamlanır. Kâğıt birkaç hafta paralel kalabilir. Ekip ikinci yazımın kalktığını görünce randevu, müşteri bilgilendirme ve fatura entegrasyonu sırayla eklenir.
En çok gelir kaçıran nokta: ek iş onayı
Telefonda anlatılan bir arıza yerine fotoğraf ve kalem fiyatıyla giden bir teklif çok daha ikna edicidir: onay oranı genelde yükselir, teslimde itiraz düşer. Aynı kayıt aracın servis geçmişine yazılır ve bir sonraki bakımda tekrar işe dönüşür.
Deneyin: ServisPro demosu
ServisPro, oto servisler için hazırladığımız etkileşimli demo: online randevu, iş emri akışı ve parça stok takibi tek panelde. Örnek veriyle çalışır; aşağıdaki demo sayfasından deneyebilirsiniz.
Bir aracın atölyedeki yolu
Kabul fotoğrafları akışın en küçük ve en çok işe yarayan adımlarından biridir. Araç geldiğinde çekilen birkaç kare, önceden var olan çizik ve göçükleri kayda geçirir; teslimde “bu çizik yoktu” tartışması kısalır. Fotoğrafı zaten aracın yanında olan kişi çektiği için ekibe ek iş çıkarmaz.
Oto serviste parça ve stok takibi
ServisPro demosunda parça stoğu iş emriyle aynı panelde durur. Stok farkları çoğunlukla kullanılıp iş emrine yazılmayan parçalardan doğar; iki kayıt birbirine bağlı olunca bu fark erken görünür.
Stoktan düşme
Parça iş emrine eklenince stoktan düşer. Sayım farkı aynı gün fark edilir.
Minimum seviye uyarısı
Filtre, balata, yağ gibi sık dönen kalemler belirlediğiniz seviyenin altına inince uyarı gelir.
İade ve garanti
Hangi parçanın hangi plakaya takıldığı kayıtlıdır. Tedarikçiye iade ve garanti talebi bu kayıtla yapılır.
Maliyet ve satış fiyatı
Parçanın alış maliyeti ile müşteriye yansıyan fiyat ayrı tutulur, iş emri başına kâr görünür.
Stoğu ilk günden kusursuz tutmak zordur. Pratik yol, en çok dönen birkaç düzine kalemle başlamak, sayımı önce bu kalemlerde oturtmak ve listeyi sonra genişletmektir.
Geçiş planı: hangi aşamada ne değişir
- 01
Akışı birlikte çıkarmak
30 dkÜcretsiz görüşmede lift ve teknisyen sayınızı, iş emrinin bugün kimden kime geçtiğini ve kullandığınız programları konuşuruz. İlk halka buradan seçilir.
- 02
Dijital iş emri
2-4 haftaTeknisyen fotoğraf ve yapılan işi girer, ofis kalanını tamamlar. Her hafta açıp kullanabileceğiniz çalışan bir sürüm gelir; görevler sizin de gördüğünüz açık bir listede durur.
- 03
Kâğıtla paralel dönem
Kâğıt birkaç hafta yanında kalır. Ustaların takıldığı ekranlar bu dönemde sadeleştirilir.
- 04
Randevu, bildirim ve fatura
Kapasite takvimi, müşteriye durum mesajı ve muhasebe aktarımı sırayla eklenir. Kapsam değişirse süre ve bütçe etkisini 24 saat içinde yazılı bildiririz.
- 05
Yayın ve ilk 30 gün
Yayından sonraki 30 gün içinde çıkan hataları ücretsiz düzeltiriz. Kaynak kod, dokümantasyon ve kurulum talimatları size teslim edilir.
Web uygulaması kapsam tablomuzdaki süreler burada da geçerli: tek akışlı ilk sürüm 2-4 hafta, roller ve bildirimlerle birkaç akışı kapsayan bir operasyon paneli 4-8 hafta, mevcut sistemlerle bağlantı ve veri taşıma içeren entegre bir sistem 8-12 hafta.
Başlamadan önce toparlayın
- Müşteri ve araç listeniz (plaka, marka-model, telefon), hangi formatta olursa olsun
- İşçilik kalemleri ve parça fiyat listesi
- Filo ve kurumsal müşteri anlaşmaları
- Muhasebe programınızın adı ve bir dışa aktarma örneği
- Bugün kullandığınız iş emri formunun bir fotoğrafı
Sıkça sorulan sorular
Müşterilerim randevusuz gelmeye alışkın, sistem işe yarar mı?
Evet. Randevu sistemi randevusuz gelen aracı geri çevirmek zorunda değildir; yaygın kurulum, kapasitenin bir kısmını randevuya ayırıp kalanını gün içinde gelenlere bırakmaktır.
Ustalarım telefondan iş emri doldurur mu?
Tam veri girişi beklenmez. Teknisyen yapılan işi seçer ve fotoğraf ekler, gerisi ofiste tamamlanır; teknisyeni veri giriş memuruna çevirmek, bu sistemlerin terk edilmesinin en yaygın sebeplerindendir.
Muhasebe programımla entegre olur mu?
Çoğu durumda evet. Programın API’si ya da en azından dışa aktarma dosyası varsa iş emri kalemleri faturaya elle yazılmadan aktarılır; API yoksa zamanlanmış dosya aktarımı da işe yarar.
Filo müşterilerimiz için de aynı akış mı?
Akış aynı, onay ve fiyat katmanı farklıdır: filoda onayı sürücü değil filo sorumlusu verir ve genelde anlaşmalı fiyat listesi işler. Hazır paketlerin en çok zorlandığı noktalardan biri budur.
Ne kadar sürede kurulur?
Standart bir bakım-onarım akışı için çalışan bir ilk sürüm tipik olarak birkaç haftada yayına alınır. Süreyi uzatan ekran sayısı değil; mevcut araç ve müşteri verisinin taşınması ile muhasebe entegrasyonudur.
Hazır atölye programları varken neden özel yazılım?
Standart bakım-onarım yapan tek şubeli bir servis için hazır program çoğu zaman yeterlidir. Özel yazılım; filo anlaşmaları, birden fazla şube, size özgü bir onay akışı ya da hazır programın bağlanamadığı bir muhasebe düzeni olduğunda anlam kazanır. İlk görüşmede hangisinin size uyduğunu açıkça söyleriz.
Yazılımın kodu kime ait olur?
Size. Son ödemeyle kaynak kod ve fikri mülkiyet size devredilir; dokümantasyon ve kurulum talimatları da teslimin parçasıdır. İsterseniz işe başlamadan sizin gizlilik sözleşmenizi imzalarız.