Dershane yönetim yazılımı seçerken en kolay hata, en uzun özellik listesine bakıp karar vermektir. Bir dershanede ya da kursta her gün tekrarlanan iş aslında bellidir: kayıt, yoklama, taksit, veli mesajı, deneme sonucu ve ödev. Bu yazıda sistemi kimin kullandığına, ilk sürümde neyin şart olduğuna ve neyin bekleyebileceğine bakıyoruz.
Sistemi kimler kullanır, ekranda kime ne lazım?
Aynı öğrenci kaydına dört farklı kişi bakar. Yönetici parayı ve doluluğu, öğretmen sınıfını, veli kendi çocuğunu, öğrenci de ödevini görmek ister. İyi bir sistem her birine açılışta kendi sorusunun cevabını gösterir ve gerisini gizler.
Yönetici
Geciken taksitler, sınıf doluluğu, yeni kayıtlar ve şube bazında devamsızlık.
Öğretmen
Bugünkü yoklama listesi, teslim edilmemiş ödevler ve son denemede sınıfın zayıf kaldığı konular.
Veli
Yalnızca kendi çocuğunun devamsızlığı, sonuçları, ödevleri ve sıradaki taksit tarihi.
Öğrenci
Kendi ödevleri, sonuçları ve eksik konuları; telefonda açılan sade bir ekranda.
Sık yapılan bir hata, her şeyi yöneticinin raporuna göre tasarlamaktır. Yoklamayı alan ve ödevi giren öğretmendir. Onun ekranı yavaş ve kalabalıksa veri girilmez, yöneticinin raporu da boş kalır.
Dershane yönetim yazılımının ilk sürümünde olması gereken altı modül
Ölçüt basit: bugün defterde, Excel’de ya da WhatsApp grubunda yürüyen ve her hafta tekrarlanan işler. Çoğu dershane ve kursta aşağıdaki altı modül bu tanıma uyar.
| Modül | Bugün genelde nasıl yürüyor | Yazılımda ne olmalı |
|---|---|---|
| Öğrenci kaydı | Kâğıt form, sonra Excel | Öğrenci, veli, sınıf ve sözleşme tek kayıtta |
| Yoklama | Öğretmenin defteri, akşam ofise telefon | Öğretmenin telefonundan yoklama, devamsızlıkta veliye otomatik bildirim |
| Taksit ve ödeme | Ayrı bir defter | Kayıtla birlikte oluşan taksit planı ve geciken ödeme listesi |
| Veli bildirimi | Sınıf WhatsApp grupları | Her veliye yalnızca kendi çocuğuyla ilgili SMS, e-posta ya da uygulama bildirimi |
| Deneme sonuçları | Optik okuyucu çıktısı Excel’de | Sonuç dosyasının olduğu gibi içe aktarılması ve konu analizi |
| Ödev | Tahtaya yazılan ödev | Verilen ödev, teslim durumu ve velinin de gördüğü eksik listesi |
Taksit modülü en çok hafife alınan kısımdır. Kardeş indirimi, peşinat ya da burs her öğrencinin planını biraz farklı yapar. Sistem planı kayıtla birlikte üretmeli, vadesi geçen taksitleri yöneticinin ilk ekranına taşımalıdır. Bir muhasebe programı kullanıyorsanız tahsilatın oraya aktarılıp aktarılmayacağını baştan konuşun.
Denemede ilk sürüm için yeterli olan, optik okuyucunun ya da yayınevinin verdiği sonuç dosyasını elle yazmadan içeri almaktır. Soruların kazanımlarla eşlenmesi veriyi çok daha değerli yapar. Kazanım listeniz henüz düzenli değilse bu adım ikinci sürüme kalabilir.
İkinci sürüme bırakılabilecekler
Çoğu kurum bunları bir süre sonra ister. Sistem gerçekten kullanılmadan, ilk dönemde eklendiklerinde süreyi uzatır ve öğretmenlerin alışmasını zorlaştırır.
- Kartla online tahsilat: önce taksit takibinin düzgün çalışması gerekir, ödeme altyapısı onun üzerine eklenir.
- Soru havuzu ve sınav hazırlama: soruları kazanıma göre etiketlemek başlı başına bir iş yüküdür.
- Mağazada yayınlanan mobil uygulama: başta telefonda açılan bir web ekranı ve bildirimler çoğu veliye yeter.
- Şubeler arası raporlar ve öğretmen ek ders hesabı: ikisi de en az bir dönemlik düzenli veri ister.
Pratik bir kural: sistemi bir dönem kullanın, sonra öğretmenlerin ve velilerin en çok ne istediğine bakarak ikinci sürümü planlayın.
Hazır program mı, dershaneye özel yazılım mı?
Dershane ve kurslar için hazır kurs takip programları ve daha genel eğitim kurumu yazılımları var; bir kısmı işini iyi yapıyor. Seçim, işleyişinizin ne kadar standart olduğuna bağlıdır.
Özel yazılım mantıklı olabilir, eğer
- Kendi deneme formatınız ve raporlarınız programa uymuyor
- Taksit, indirim ve burs kurallarınız programın ayarlarına sığmıyor
- Birden fazla şubeniz var ve her birinin kendi ekranı olmalı
- Kullanıcı başına lisans ücreti öğrenci sayısıyla birlikte hızla büyüyor
Hazır program yeterli olabilir, eğer
- Tek şubeniz var ve çoğu kurs gibi çalışıyorsunuz
- Birkaç gün içinde başlamak istiyorsunuz
- Ayrıntılı deneme analizi şimdilik bekleyebilir
Yaygın bir orta yol da var: muhasebe gibi standart işler hazır üründe kalır, kuruma özel kısım ayrıca geliştirilir. Özel yazılımda kaynak kod ve fikri mülkiyet son ödemeyle size devredilir.
Hippotenus
Kendi ürünümüz: dershane ve kurumlar için deneme analizi, öğrenci takibi, ödev ve finans yönetimi.
Eğitim kurumları için yazılım
Dershane, kurs ve okullar için neler geliştirdiğimizi sektör sayfasında anlattık.
Satıcıya sormanız gereken sorular
Demoda her program iyi görünür. Şu sorulara net cevap isteyin:
- Veli yalnızca kendi çocuğunu, öğretmen yalnızca kendi sınıfını mı görüyor? Bunu bir test hesabıyla gösterebilir misiniz?
- Optik okuyucunun ya da yayınevinin sonuç dosyasını elle düzenlemeden içeri alabiliyor muyum?
- Kardeş indirimi olan ve dönem ortasında kayıt olan bir öğrencinin taksit planı nasıl oluşuyor?
- Sözleşme bittiğinde öğrenci, ödeme ve deneme verimin tamamını dışa aktarabiliyor muyum?
- Veriler nerede tutuluyor ve ne sıklıkla yedekleniyor?
Özel yazılımda şunları da sorun: kapsam değişince süre ve bütçe etkisini ne zaman öğreneceksiniz, çalışan sürümü ne sıklıkla göreceksiniz? Bizim projelerimizde tek muhatabınız bir ürün sorumlusudur, her hafta çalışan bir sürüm görürsünüz ve kapsam değişikliklerinin etkisi 24 saat içinde yazılı gelir.
Okul yılının hangi döneminde sisteme geçmeli?
Dönem ortasında, özellikle deneme haftalarında geçiş yapmak öğretmenleri iki sistemi aynı anda yürütmek zorunda bırakır. Genelde işleyen plan şöyledir:
- 01
Seçim ve keşif
Nisan-MayısDeneme formatınızı ve taksit kurallarınızı netleştirin, ilk görüşmeyi bu dönemde yapın.
- 02
Kurulum ve veri taşıma
Haziran-TemmuzÖğrenciler, sınıflar ve açık taksitler aktarılır. Rolleri ve bildirimleri olan bir operasyon paneli tipik olarak 4-8 hafta sürer.
- 03
Ekiple deneme
AğustosÖğretmenler ve kayıt görevlisi sistemi gerçek kayıtlarla dener; takıldıkları yerler dersler başlamadan düzeltilir.
- 04
Derslerle birlikte canlıya
EylülYoklama ve ödev ilk haftadan sistem üzerinden yürür; ilk deneme veli bildirimlerini de sınar.
Dersler çoktan başladıysa bir sonraki uygun pencere yarıyıl tatilidir. Planlamaya Ekim’de başlarsanız ilk sürüm tatilden önce hazır olabilir.
Öğrenci ve veli verisi: KVKK açısından genel çerçeve
Bir dershane yönetim sistemi öğrencinin notlarını ve devamsızlığını, velinin telefonunu ve ödeme bilgisini tutar; öğrencilerin çoğu da reşit değildir. KVKK açısından veri sorumlusu kurumdur. Aydınlatma metnini hazırlamak ve gereken durumlarda açık rıza almak kurumun yükümlülüğüdür.
Yazılım tarafında baştan planlanması gerekenler:
- Rol bazlı erişim: öğretmen kendi sınıfını, veli kendi çocuğunu görür; ödeme bilgisini yalnızca yönetici ve muhasebe açar.
- Erişim kaydı: kimin hangi öğrenci kaydını ne zaman açtığı ve değiştirdiği saklanır.
- Paylaşılmayan numaralar: WhatsApp grubunda her velinin numarası herkese görünür; sistem üzerinden giden bildirimde bu sorun yaşanmaz.
- Saklama süresi: ayrılan öğrencinin verisinin ne kadar tutulacağı ve nasıl silineceği belirlenir.
Bu bölüm genel bir çerçevedir ve hukuki görüş yerine geçmez. Aydınlatma metni ve rıza süreçleri için bir avukata ya da KVKK danışmanına başvurun.
Sıkça sorulan sorular
Excel ve WhatsApp gruplarıyla idare ediyoruz. Neden değiştirelim?
Küçük bir kursta bir süre idare eder. Sorun öğrenci sayısı arttıkça başlar: aynı bilgi birkaç yere yazılır, geciken taksit gözden kaçar. Haftada birkaç saat yalnızca listeleri birbirine uydurmaya gidiyorsa geçiş zamanı gelmiştir.
Öğretmenler sistemi gerçekten kullanır mı?
Yoklama ve ödev girişi ders başında, telefondan birkaç dokunuşla bitiyorsa kullanırlar. Uzun formlar, bu tür sistemlerin terk edilmesinin en yaygın sebeplerinden biridir. İlk haftalarda tek bir sınıfla yapılan pilot, sorunları erken gösterir.
Mevcut öğrenci ve taksit verimizi taşıyabilir miyiz?
Evet. Öğrenci, veli, sınıf ve açık taksit bilgisi Excel dosyalarından ya da mevcut programın dışa aktarımından yeni sisteme aktarılabilir. Geçmiş denemelerin ne kadarının taşınacağına baştan karar vermek işi kısaltır.
Veliler için ayrı bir mobil uygulama şart mı?
İlk sürümde şart değildir. Telefonda açılan bir web ekranı ve SMS ya da e-posta bildirimleri çoğu veliye yeter. Uygulama sonraki bir sürümde eklenebilir; iOS ve Android için tek kod tabanıyla bir uygulama tipik olarak 4-8 hafta sürer.
Dershaneye özel bir yazılım ne kadar sürer, ne kadar tutar?
Süreç ücretsiz, 30 dakikalık bir keşif görüşmesiyle başlar. Rolleri ve bildirimleri olan bir operasyon paneli tipik olarak 4-8 hafta sürer. Projelerimiz 1.000 ABD dolarından başlar; kesin rakam kapsama göre belli olur. Yayından sonraki 30 gün içinde çıkan hataları ücretsiz düzeltiriz.