Okullarda yazılım tartışması çoğu zaman yanlış soruyla başlıyor: “e-Okul varken ayrı bir sisteme ne gerek var?” Doğru soru şu: hangi işi e-Okul yapıyor, hangi işi hâlâ Excel, WhatsApp ve kâğıt yapıyor? Bu yazıda ikisinin sınırını, okulu dershaneden ayıran ihtiyaçları ve ilk sürümde nereden başlanacağını yazdık.
Okul yönetim sistemi e-Okul’un yerine geçmez
e-Okul, Millî Eğitim Bakanlığı’nın resmî kayıt sistemidir; öğrencinin resmî kaydı, notu ve devamsızlığı orada tutulur ve orada kalmaya devam eder. Kurumunuzun kendi yazılımı bu kaydın yerini almaz. Yaptığı iş, resmî kaydın kapsamadığı günlük işleri tek yerde toplamaktır: kurum içi deneme sonuçları, ödev takibi, veli iletişimi, servis ve yemekhane, tahsilat, öğretmen görev dağılımı.
e-Okul’a dışarıdan otomatik veri aktaran, üçüncü taraflara açık bir bağlantı bilmiyoruz. Bu yüzden ikisi arasında veri aktarımını otomatikleştirme sözü veren bir teklif görürseniz, bunun teknik olarak nasıl yapılacağını ayrıntısıyla sorun. Gerçekçi kurgu, iki sistemin ayrı çalışması ve aynı bilginin iki kez girilmesini en aza indirecek şekilde iş bölümü yapılmasıdır.
Hangi veri nerede asıl kabul edilir?
Çift kayıt sorununu çözmenin yolu, her veri türü için “asıl kaynak” belirlemektir. Bir bilgi iki sistemde de duruyorsa, hangisinin doğru sayılacağı baştan yazılmalıdır. Aşağıdaki dağılım okullarda işe yarayan tipik bir başlangıçtır.
| Veri | Asıl kaynak | Neden |
|---|---|---|
| Resmî kayıt, karne notu, resmî devamsızlık | e-Okul | Resmî sonuç doğuran kayıt orada tutulur |
| Kurum içi deneme ve kazanım analizi | Kendi sisteminiz | e-Okul bu analizi üretmez |
| Ödev, etüt, kurs içi yoklama | Kendi sisteminiz | Günlük takip ve veliye bildirim buradan çıkar |
| Veli iletişimi ve bildirim geçmişi | Kendi sisteminiz | Kimin ne zaman bilgilendirildiği kayıt altında kalmalı |
| Tahsilat, taksit ve borç takibi | Kendi sisteminiz ya da muhasebe programı | Finans tarafı okulun kendi işidir |
| Servis ve yemekhane | Kendi sisteminiz | Günlük operasyon, resmî kayıtla ilgisi yok |
Okulu dershaneden ayıran dört ihtiyaç
Dershane ve kurs yazılımlarıyla okul yazılımları çoğu modülde benzeşir; ayrıştıkları yer okulun takvim ve sınıf yapısıdır. Bir okulda gün, ders saatine bölünmüştür ve her ders saatinin kendi yoklaması, öğretmeni ve dersliği vardır.
Ders programı
Sınıf, öğretmen ve derslik çakışmadan program kurulur. Programda yapılan bir değişiklik yoklamayı, ödevi ve veli bildirimini de etkiler.
Ders saati bazlı yoklama
Günlük tek yoklama yerine her ders saatinde yoklama. Öğretmenin bunu on saniyede yapabilmesi gerekir, yoksa yapılmaz.
Not ve karne düzeni
Yazılı, performans ve proje notlarının dönem boyunca toplanması. Resmî karne e-Okul’dan çıkar; sizin sisteminiz bunu hazırlayan hesabı tutar.
Servis, yemekhane, tahsilat
Okulun dershanede olmayan operasyonu. Genellikle ilk sürümün dışında kalır, ikinci aşamada eklenir.
İlk sürümde nereden başlamalı?
Bir dönemde en çok tekrar eden ve en çok elle yapılan işi seçin. Okullarda bu genellikle iki şeyden biridir: deneme sonuçlarının analizi ya da veliye giden bilgilendirme. İkisi de bugün Excel ve WhatsApp üzerinden yürüyor, ikisi de her hafta tekrarlanıyor ve ikisinin de sonucu veliye görünüyor.
- 01
Tek akışla başlayın
2-4 haftaDeneme sonucundan veli raporuna kadar tek bir akış kurun. Öğretmenin ve yöneticinin ekranı bu akışa göre tasarlanır.
- 02
Bir sınıf düzeyinde pilot
Sistem önce tek bir sınıf düzeyinde gerçek veriyle çalışır. Öğretmenlerin takıldığı ekranlar burada sadeleşir.
- 03
Yoklama ve ödevi ekleyin
Akış oturduktan sonra ders saati bazlı yoklama ve ödev takibi eklenir. Veli bildirimi aynı kayıttan üretilir.
- 04
Finans ve operasyon
Tahsilat, servis ve yemekhane en sona bırakılır. Bunlar okulu durdurmaz, ama ilk sürüme girerse projeyi uzatır.
Kendi ürünümüzden öğrendiklerimiz
Hippotenus’u eğitim kurumlarının gündelik işleyişi üzerine kurduk: deneme sonucunu kazanım düzeyinde çözümlüyor, öğrencinin eksik olduğu konuyu çıkarıyor, ödev ve öğrenci takibini aynı kayda bağlıyor. Yönetici, öğretmen, veli ve öğrenci aynı veriyi görüyor. 300.000’den fazla soruluk bir havuz ve binden fazla aktif kullanıcıyla çalışıyor.
Buradan öğrendiğimiz üç şey, müşteri projelerinde de aynen geçerli. Birincisi, her rolün kendi ekranı olmalı: yöneticinin kurum geneli karşılaştırmasıyla velinin tek çocuk görünümü aynı sayfaya sığmaz. İkincisi, veri girişini öğretmene yıkan sistem terk edilir; öğretmenden istenen tek şey birkaç dokunuş olmalı. Üçüncüsü, ödeme ve abonelik tarafı sonradan eklenince acı verir; Hippotenus’ta sanal POS ve abonelik ödemesini iyzico ile biz kurduk ve bu altyapının baştan planlanması gerektiğini gördük.
Hazır paket mi, kuruma özel yazılım mı?
Tek şubeli, standart işleyen bir okul için hazır bir okul yönetim paketi çoğu zaman yeterlidir ve daha ucuzdur. Kuruma özel yazılım; kendi deneme sisteminiz, kendi rapor formatınız, birden fazla kampüs ya da hazır paketin bağlanamadığı bir muhasebe düzeni olduğunda anlam kazanır. İlk görüşmede hangisinin size uyduğunu açıkça söyleriz; projelerimiz 1.000 ABD dolarından başlar ve bunun altındaki ihtiyaçlar için hazır bir ürünü öneririz.
Maliyet ve süre rehberi
Bütçe bantları, rol bazlı saat ücretleri ve kapsam kademesine göre süreler tek sayfada.
Eğitim kurumları için yazılım
Öğrenci takibi, deneme analizi, ödev ve veli bilgilendirme; sektör sayfamız.
Sıkça sorulan sorular
e-Okul varken ayrı bir sisteme gerek var mı?
e-Okul resmî kaydı tutar; kurum içi deneme analizi, ödev takibi, veli bilgilendirme, servis ve tahsilat gibi günlük işler onun kapsamında değildir. Bu işler bugün Excel ve WhatsApp ile yürüyorsa ayrı bir sistem işe yarar. Yürümüyorsa acele etmeyin.
İki sisteme aynı veriyi iki kez mi gireceğiz?
Bir kısmı için evet, ve bunu baştan kabul etmek gerekir. Çift girişi azaltmanın yolu, her veri türü için asıl kaynağı belirlemek ve kendi sisteminizi resmî kaydın kopyası olmaktan çıkarmaktır. Yazının başındaki tablo bunun tipik dağılımını gösteriyor.
Öğretmenler kullanır mı?
Kullanım, öğretmenden istenen işin süresine bağlıdır. Yoklama ve ödev girişi birkaç dokunuşla bitiyorsa kullanılır; form doldurmaya dönerse bırakılır. Tasarımda ölçtüğümüz şey, bir işlemin kaç saniyede bittiğidir.
Ne kadar sürer, ne kadar tutar?
Tek akışlı bir ilk sürüm 2-4 haftada çalışır hale gelir ve 175.000-450.000 TL bandındadır (KDV hariç). Roller, veli portalı ve entegrasyonlar eklendikçe süre 6-12 haftaya, bütçe 450.000-1.200.000 TL bandına çıkar.
Dönem ortasında geçiş yapabilir miyiz?
Yapılabilir ama önerdiğimiz yol değil. Geçişi dönem başından birkaç hafta önceye ya da yarıyıl tatiline denk getirmek, hem veri taşımayı hem öğretmenlerin alışma süresini rahatlatır.