Birçok dershane ve okulda veliyle iletişim, her sınıf için açılan bir WhatsApp grubunda yürür. Başta pratik gelir; dönem ilerledikçe önemli mesajlar kaybolur ve kime neyin söylendiği belirsizleşir. Bu yazıda bir veli bilgilendirme sisteminin hangi mesajları, hangi kanaldan ve hangi kurallarla gönderdiğine bakıyoruz.
Sınıf WhatsApp grupları nerede sorun çıkarır
Grup açmak ücretsizdir ve her velinin telefonunda WhatsApp zaten vardır. Sorunlar sınıflar kalabalıklaştıkça ve mesajlar kişiselleştikçe ortaya çıkar.
- Numaralar herkese açık: her üye diğer velilerin ve öğretmenin kişisel numarasını görür. Velilerin çoğu buna onay vermemiştir.
- Önemli mesaj kaybolur: ders iptali duyurusu, teşekkür mesajlarının ve kayıp mont sorularının altında kalır.
- Kayıt yoktur: bir veli “bize söylenmedi” dediğinde mesajın kime ulaştığını gösteren bir liste bulunmaz.
- Kişisel bilgi gruba düşer: bir öğrencinin devamsızlığı hakkında yazılan tek cümle bütün sınıfın bilgisine girer.
- Öğretmenin mesaisi bitmez: gece yarısı gelen özel sorular kişisel telefonuna düşer.
Gruplar veliler arasında sosyal bir alan olarak kalabilir. Kurumun resmi bilgisi için ise kayıt tutan ayrı bir kanal gerekir.
Velinin gerçekten alması gereken beş mesaj
Çok sayıda rutin mesaj alan veli bir süre sonra hepsini okumadan geçer. Velinin gerçekten beklediği bilgi çoğu kurumda beş başlıkta toplanır.
Devamsızlık
Aynı gün, yoklama alındıktan hemen sonra. Geç giden mesaj değerini büyük ölçüde yitirir.
Deneme ve sınav sonuçları
Sonuç hazır olduğunda kısa bir haber. Ayrıntılı rapor velinin giriş yaptığı sayfada durur.
Ödev durumu
Teslim edilmeyen ödevler, haftada bir gelen tek bir özette.
Taksit hatırlatması
Vadeden birkaç gün önce bir hatırlatma, ödeme gecikirse ikincisi. Tarih ve tutar velinin kendi planından gelir.
Program değişikliği
Ders iptali, saat değişikliği ya da deneme günü. Yalnızca etkilenen sınıfların velilerine gider.
Yeni bir mesaj türü eklemeden önce velinin bu bilgiyle bir şey yapıp yapmayacağını sorun. Her derste giden “çocuğunuz derste” bildirimi kısa sürede görmezden gelinir; arkasından gelen devamsızlık mesajı da okunmaz.
Hangi mesaj hangi kanaldan gitmeli
Dershane ya da okul veli bildirimlerinde kanalı seçerken iki şeye bakın: mesaj ne kadar acil ve ne kadar kişisel bilgi taşıyor?
| Kanal | Güçlü yanı | Dikkat edilecek | Uygun mesaj |
|---|---|---|---|
| SMS | İnternet olmadan her telefona ulaşır | Mesaj başına ücret sağlayıcıya ödenir; metin kısa olmalı | Devamsızlık, son dakika ders iptali |
| E-posta | Uzun içerik ve ek taşır, ucuzdur | Geç okunur, spam klasörüne düşebilir | Haftalık özet, dönem raporu, makbuz |
| Uygulama ya da web bildirimi | Mesaj başına ücret yok; velinin kendi sayfasını açar | Bildirim izni gerekir; iPhone’da web bildirimi için sayfa ana ekrana eklenmeli | Sonuç hazır, ödev özeti, duyuru |
| WhatsApp Business şablon mesajı | Velinin her gün açtığı uygulamada görünür | Şablonu Meta önceden onaylamalı, velinin izni gerekir; ücret sağlayıcıya ödenir | Devamsızlık, taksit, program değişikliği |
WhatsApp Business mesajı kurumun kendi numarasından gider; veli ile öğretmen birbirinin numarasını görmez. Kurumun başlattığı mesaj onaylı bir şablona dayanır. Veli yanıt yazarsa 24 saat boyunca serbest metinle cevap verilebilir.
En çok işe yarayan düzen katmanlıdır: rutin bilgi uygulama ya da web bildirimiyle, aynı gün bilinmesi gereken mesaj ayrıca SMS ya da WhatsApp ile gider. Açılmayan bir bildirim belli bir süre sonra SMS olarak da gönderilebilir.
Veli bilgilendirme sistemi mesajları aynı kayıttan nasıl üretir
İyi kurulmuş bir sistemde öğretmen veliye mesaj yazmaz. Yoklamayı alır ya da ödevi işaretler; mesajı bu kayıt üretir.
- Deneme sonucu: koordinatör sonuçları onayladığında, o denemeye giren öğrencilerin velilerine.
- Taksit: vadeden belirli bir gün sayısı önce ve ödeme gecikirse vadeden sonra.
- Ödev: haftanın son dersinden sonra tek bir eksik ödev özeti.
- Program değişikliği: ders iptal edildiğinde ya da saati değiştiğinde, yalnızca o sınıfın velilerine.
Kayıt tarafı gönderim kadar önemlidir. Her mesajın kime, hangi kanaldan, ne zaman gittiği ve teslim edilip edilmediği saklanır. Veli bilgilendirilmediğini söylerse bu kayda bakılır; hatalı numara da burada ortaya çıkar. Velinin yanıtı ya da mazeret bildirimi de kurumun ortak gelen kutusuna düşer ve öğrencinin kaydında kalır.
Kendi ürünümüz Hippotenus’ta da yönetici, öğretmen, veli ve öğrenci aynı veriyi görüyor. Hangi ekranın kime lazım olduğunu bu üründe öğrendik.
İzin, sıklık ve sessiz saatler: veliler bildirimleri neden sessize alır
Bildirimleri sessize alan veli devamsızlık haberini de kaçırır. Bunu önlemenin ilk adımı, mesajları aciliyetine göre ayırmaktır.
Hemen gönderilir
- Devamsızlık
- Aynı günkü ders iptali ya da saat değişikliği
- Öğrencinin sağlığı ya da güvenliğiyle ilgili duyurular
Özete girer ya da sabaha kalır
- Teslim edilmeyen ödevler
- Genel duyurular ve etkinlikler
- Vadesi yaklaşan taksit
- Akşam geç saatte onaylanan sonuçlar
- İzin ve tercih: veli kayıtta hangi mesajı hangi kanaldan alacağını seçer. Devamsızlık gibi zorunlu bildirimler kapatılamaz.
- Sıklık sınırı: aynı gün aynı veliye düşecek rutin mesajlar tek mesajda birleşir.
- Sessiz saatler: örneğin 21:00-08:00 arasındaki rutin mesajlar sabaha sıraya alınır; acil duyurular bunun dışındadır.
- İki veli: ayrı yaşayan ebeveynlerde kimin hangi bilgiyi alacağı kayıtta belirtilir.
Kayıt kampanyası gibi tanıtım mesajları Türkiye’de ticari elektronik ileti sayılır ve alıcının İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) kayıtlı onayını gerektirir. Bunları bilgilendirme mesajlarından ayrı bir listede tutun; sınırı hukuk danışmanınızla netleştirin.
Veli numaraları ve çocuk verisi: KVKK açısından genel notlar
Veli bilgilendirmesi, velinin iletişim bilgisini çocuğun devamsızlığı, notları ve ödeme durumuyla bir araya getirir; öğrencilerin çoğu da reşit değildir. KVKK açısından veri sorumlusu kurumdur. Aydınlatma metni ve gerektiğinde açık rıza kurumun sorumluluğundadır.
- Numaralar paylaşılmaz: mesaj kurumun numarasından ya da SMS başlığından gider, veliler birbirinin numarasını görmez.
- Rol bazlı erişim: öğretmen veliye sistem üzerinden yazar ve numarasını görmez. Numaraları yalnızca yetkili ofis personeli açar.
- Mesajda az bilgi: SMS ve WhatsApp metni deneme netlerini ya da öğrenciyle ilgili notları içermez; ayrıntı velinin giriş yaptığı sayfadadır.
- Hizmet sağlayıcılar: SMS ve WhatsApp sağlayıcıları veriyi kurum adına işler. Sunucuları yurt dışındaysa KVKK’nın yurt dışı aktarım kuralları uygulanır.
Bu bölüm genel bir çerçevedir ve hukuki görüş yerine geçmez. Aydınlatma metni, rıza ve yurt dışı aktarım için bir avukata ya da KVKK danışmanına başvurun.
Veli bildirimlerinde ilk sürüme ne girmeli
Elinizde öğrenci ve veli listesi, bir de yoklamanın alındığı bir yer varsa ilk sürüm dar tutulabilir. Gerisi, veliler sistemi bir dönem kullandıktan sonra eklenir.
İlk sürümde
- Öğrenci-veli eşleşmesi ve velinin kanal tercihi
- Yoklamadan otomatik devamsızlık mesajı
- Taksit hatırlatması ve program değişikliği duyurusu
- Velinin giriş yapıp yalnızca kendi çocuğunu gördüğü web sayfası
- Gönderim ve teslim kaydı, sessiz saatler
Sonraki sürümlerde
- App Store ve Google Play’de yayınlanan veli uygulaması
- Veli ile öğretmen arasında anlık yazışma
- Anketler ve veli toplantısı randevusu
- Birden fazla dilde mesaj şablonları
Web tabanlı bir ilk sürüm tipik olarak 2-4 haftada çalışır hâle gelir; iOS ve Android için tek kod tabanlı bir mağaza uygulaması tipik olarak 4-8 hafta sürer. Tek muhatabınız bir ürün sorumlusudur ve her hafta çalışan bir sürüm görürsünüz. SMS, WhatsApp Business ve uygulama mağazası ücretleri doğrudan sağlayıcılara ödenir.
Eğitim kurumları için yazılım
Dershane, kurs ve okullar için neler geliştirdiğimiz.
Mobil uygulama geliştirme
Veli uygulaması için kapsam ve süreler.
Dershane yönetim yazılımı
Kayıt, yoklama, taksit ve deneme modülleri üzerine yazımız.
Sıkça sorulan sorular
Sınıf WhatsApp gruplarını kapatmamız gerekir mi?
Şart değil. Veliler kendi aralarında yazışmak için grubu kullanabilir. Önemli olan devamsızlık, sonuç ve taksit gibi bilgilerin artık gruptan verilmemesidir. Geçişte velilere resmi bilgilerin hangi kanaldan geleceğini bir kez duyurmak yeterlidir.
Veliler bir veli iletişim uygulaması indirmek zorunda mı?
Hayır. SMS ve e-posta her veliye ulaşır, ayrıntılar telefonda açılan bir web sayfasında durur. Mağaza uygulaması sonraki bir sürümde eklenebilir.
Velinin mesajı okuyup okumadığını nasıl anlarız?
Kanala göre değişir. SMS’te sağlayıcı yalnızca teslimi bildirir. WhatsApp’ta veli okundu bilgisini kapatmadıysa okunma görünür. Uygulama ve web bildiriminde velinin sayfayı açıp açmadığı kaydedilir.
Mevcut dershane programımızla birlikte çalışabilir mi?
Program öğrenci, veli ve yoklama verisini bir API ya da düzenli bir dışa aktarımla verebiliyorsa evet; bildirim katmanı onun üzerine kurulur. Hangi yolun mümkün olduğu ilk görüşmede netleşir.
Ne kadar sürer, ne kadar tutar?
Süreç ücretsiz, 30 dakikalık bir keşif görüşmesiyle başlar. Web tabanlı bir ilk sürüm tipik olarak 2-4 haftada çalışır. Projelerimiz 1.000 ABD dolarından başlar; kesin rakam kapsama göre belli olur. Kaynak kod ve fikri mülkiyet son ödemeyle size devredilir, yayından sonraki 30 gün içinde çıkan hataları ücretsiz düzeltiriz.